折り返し対応で発生していた
オペレーターの労力を大幅にカット
株式会社パフは、顔の見える就職と採用をコンセプトに、企業の新卒採用支援（コンサルティング、アウトソーシングなど）と、学生向け就職活動支援（職サークル、業界研究、社会人訪問プログラムなど）を提供しています。
課題：架電の効率アップとペーパーレス化を目指して
以前は固定電話で一件ずつプッシュして架電していたのですが、採用代行という業務柄、折り返しの電話が多くあります。その際には電話を保留→戸棚からその企業のファイルを探す→履歴を確認→電話に戻るという流れが必要で、時間と手間がかなりかかっていました。熟練したオペレーターさんばかりなので、業務はきちんとこなしていましたが、このやり方のままでは非効率すぎるのではと感じ、システムを探し始めました。
また、固定電話の契約数も十数回線あったので、回線使用料も高額という課題がありました。
お話をお伺いした株式会社パフ サービスマネージメントグループ 水流様
導入：２0社以上を比較し、ダントツの低価格＆スモールスタートできるBlueBeanに
導入時には、かなり多くのシステムを比較検討しました。システムの比較まとめサイトも見ましたし、資料は20社以上取り寄せ、プレゼンも5、6社にお願いしました。その結果BlueBeanを選んだのは…やはり機能と価格のバランスです。03の固定番号が使用できて、機能がここまで充実しているシステムでここまでの低価格は他にありませんでした。導入したのは2016年ですが、今も超えるものはないのではと思っています。
うちは少人数のオペレーターなので、スモールスタートできるというのも大きな魅力でしたね。
営業さんが、問い合わせ後すぐに来社してくださったのも大きかったです。スタート時もシステムの説明から画面の使い方、専門用語の説明まで、とても丁寧にフォローしていただきました。
ソフツーさんが新しい会社だというのも、採用した理由のひとつです。従来の古いシステムの良いところを取り入れた新しいシステムは、高性能で無駄もなく、価格も安いと思っているので。薬でいうとジェネリックのような…後発の方が、よりいいものが出てくるという感覚です。
効果：折り返し電話の対応が効率化され、オペレーターの負担が大幅軽減
PC画面から発信するようになり、ダイヤル操作ミスが大幅に減りました。ボタン一つで架電できるので、架電量は2～3倍になっています。トークスクリプトと架電内容を画面上で見られるようにしているので、紙ファイルを取りに行かなくても、すぐに誰でも対応ができるようになりました。
課題だった折り返し対応がとても楽になり、オペレーターは5～10倍楽になったと思います。が、たくさん業務を受注できるようになったことで、前より忙しくなった！という声もあります（笑）。
また就職活動中の学生さんとは、面接日程や重要な内容をお伝えするため、録音機能はとても役に立っています。面接日程の確認など、重要な項目について何とお伝えしていたか、オペレーターが自分の発言の確認に活用しています。
またコロナ禍でテレワークになった際は、ノートパソコンにBlueBeanをインストールしてオペレーターに渡すことができたので、業務に支障をきたすことなく勤務形態を切り替えることができました。
株式会社パフ様 社内風景
期待：より使いやすい管理画面と、多様なコンタクト手段を希望
最初は設定画面が複雑で、慣れるまで時間がかかりました。ここがもう少し簡単だとよいですね。
また、SMSと連携して、開封確認や参加確認ができるようになったらうれしいです。
ただ、最近は電話に出ない、留守電もあまり聞かないという学生さんも増えているので、固定電話に学生さんが出てくれる、という世の中がいつまで続くかというのはよく考えます。いろいろな手段でとにかく連絡をとる仕組みを考えるのが課題になっていると感じており、LINEやSlackも使っていますが、BlueBeanでそういったところも解消できるようになるのが理想です。
営業さんのご対応含めサポート体制は二重丸です。これからもよろしくお願いいたします。
――この記事はインタビューの内容を元に作成しています。
