年末年始に活用できるBlueBeanのIVR設定方法をご紹介 - クラウドCTIコールセンターシステム BlueBean

12月に入り、年末年始が近づいてきました。
年間を通じて忙しいコールセンターですが、年末年始は休業、もしくは規模を縮小して営業すると言うところも多いのではないでしょうか。

コールセンターシステムを利用されている場合は、年末年始に合わせた設定変更も必要ですよね。

例えば・・・

・休業期間中の着信に対し、音声ガイダンス（休業であることや、営業開始日をお知らせする）を流す
・緊急の対応が必要な問い合わせに関しては、決められた番号に転送する　など

上記については「IVR」機能で行うことができます。

クラウド型コールセンターシステムBlueBeanには、IVRが標準機能として搭載されています。
今回は、年末年始に活用したい、BlueBeanのIVR機能の設定についてご紹介したいと思います。

1．BlueBeanのIVR機能
 2．BlueBeanにおけるIVRの設定方法
 3．緊急の問い合わせは別の番号に転送する場合
 4．14日間の無料デモをお試しください

1．BlueBeanのIVR機能

先ほども触れましたが、BlueBeanはIVRを標準機能としてご提供しているため、BlueBeanを契約されていればどなたでもご利用いただけます。

IVR機能を利用すると、着信した呼に対して音声ガイダンスを流したり、特定の窓口に振り分けることができます。

機能の詳細については、こちらのブログをご参照ください。

【BlueBean機能紹介】IVRで出来ること

2．BlueBeanにおけるIVRの設定方法

ここからは、BlueBeanでIVRを利用する際の具体的な設定方法についてご紹介します。

※ご注意※
本ブログでは、IVR設定の概要についてご紹介しております。
業務利用のために設定する場合は、マニュアルをご参照の上で行ってください。

初期導入マニュアル（Ver10系）＞■BlueBeanマニュアルインバウンド編
8．自動音声（IVR）

設定例

「03-xxxx-yyyy」と言う電話番号への着信に対し、以下の対応をする場合の設定を見てみましょう。

・営業時間内（例：平日10時～18時）は、オペレーターに着信させる
・営業時間外（上記の営業時間以外）は、営業時間外を知らせるガイダンスを流し切電する
・長期休業期間（ゴールデンウイークや年末年始）は、休業中の旨と次回営業開始日を知らせる音声ガイダンスを流し切電する

この場合、
①それぞれの時間帯に対応した同じ内部番号のIVRを合計3つ作成
②IVR一覧画面の並び順の変更
③外線番号の着信先設定
が必要になります。

①それぞれの時間帯に対応した同じ内部番号のIVRを合計3つ作成

まず、BlueBeanの管理画面にログインし、メニューより「新規自動音声（IVR）作成」を選択します。

新規作成画面が表示されたら、以下の項目を設定してください。

・内部番号：IVR固有の番号です。指定された範囲（7000～7999）で任意の番号を設定してください。
・説明：IVRの内容を入力します。（例：年末年始休業用など）
・音声ファイル：着信時に流す音声ガイダンスのデータをアップロードします。
・有効期間：IVRを動作させる期間を設定します。ここで設定した期間を過ぎると動作しなくなります。
・有効時間：IVRを動作させる時間を設定します。
・有効日：IVRを動作させる曜日を設定します。

上記項目の入力後に設定を保存すると、IVRが作成されます。
ここまでの操作を、営業時間内、営業時間外、長期休業期間の3種類、同じ内部番号で作成してください。

②IVR一覧画面の並び順の変更

作成したIVRは一覧画面に表示されます。
上から順に優先度が高いIVRとなり、優先度の高いIVRが有効期間及び有効時間外の場合、下のIVRが適用されるようになります。
今回の設定例の場合は、画像のような並び順（一番上に長期休業期間、次に営業時間内、一番下に営業時間外）に並びかえてください。
これにより、日時別に対応方法を変えることができるようになります。